As cartas de apresentação e candidatura são divididas em 3 partes principais:
- Cabeçalho – o início das cartas deve conter a identificação do destinatário e do remetente e pode conter também o local e data de envio; por vezes também é possível colocar o assunto que deve incluir a referência do anúncio respondido;
- Corpo da carta – esta é a parte mais importante e inclui a origem da oferta de emprego com a indicação do cargo ao qual se concorre, o motivo da candidatura e quais as características que tem para oferecer e porque irão ser positivas para o empregador; as frases devem ser claras e concisas para não permitir ambiguidades de interpretação e dificuldade de compreensão;
- Conclusão – o final da carta deve mencionar a forma de ser contactado.
A apresentação das cartas deve ser bem cuidada e obedecer a algumas regras:
- simplicidade – a linguagem utilizada deve ser simples, as frases curtas e as ideias fundamentais devem estar contidas em poucas linhas;
- manuscrita – alguns empregadores valorizam as cartas de apresentação manuscritas pois fornecem mais alguns dados sobre a personalidade do candidato;
- formatação da carta – a carta deve estar escrita com uma letra legível, não demasiado pequena, obedecendo às margens do papel, e sem grandes destaques como sublinhados ou tipo de letra maior;
- espaçada – as cartas tornam-se mais legíveis quando se espaçam bem as linhas e parágrafos, dispondo o texto de uma forma homogénea sobre a folha de papel, mantendo uma estrutura equilibrada.