A acta reproduz os factos, as decisões e opiniões reportadas a assembleias, reuniões ou conselhos.É o relato oficial de tudo o que se passou durante a reunião de uma instituição, departamento, secção, conselho ou grupo de trabalho.
A acta é elaborada pelo secretário da reunião que tem a difícil e penosa tarefa de , ao longo dela, recolher os apontamentos indispensáveis à sua posterior elaboração. Deve ser escrita no livro de actas, cujas folhas devem estar rubricadas e numeradas, pelo Presidente da Mesa da Assembleia, o mesmo acontecendo com os termos de abertura e de encerramento.
A redacção da acta deve ser simples, concisa e clara; não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminados.
A acta é o meio de formação da «vontade colectiva»; o elemento de prova e de interpretação dessa vontade; o registo da vida da instituição.
Conteúdo:
A acta deve conter os seguintes elementos:
- Recebe o número que lhe calhar;
- Começa com a indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a sessão;
- Indica o local da reunião;
- Menciona o tipo de reunião: se ordinária, se extraordinária, se realizada em primeira convocatória, se em segunda convocatória;
- Indica o nome dos presentes;
- Inclui a Ordem de Trabalhos, na íntegra e tal como foi enviada na convocatória;
- Refere a hora a que se iniciou e o número de sócios presentes;
- Menciono a leitura, a votação e a aprovação da acta da sessão anterior, caso exista para aprovação;
- regista as comunicações feitas pelo Presidente da Mesa;
- Retém os nome dos intervenientes e o resumo das suas considerações;
- Inclui ainda o resultado de qualquer votação que tenha tido lugar;
- Regista a fórmula de encerramento;
- Deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário.
——————–Acta número trinta e três—————
—-Aos vinte e um dias do mês de Setembro, do ano de dois mil e três, pelas vinte e uma horas, com a presença dos elementos da direcção da Associação Cultural » O sonho», constituída pelos senhores António Pereira e Marco Silva, teve lugar a reunião periódica da mesma direcção, presidida pelo vice-presidente, António Pereira, com a seguinte Ordem de Trabalhos: Ponto zero – Período de antes da Ordem de Trabalhos; Ponto um – Preenchimento dos documentos do concurso; Ponto dois – Plano de Actividades para o próximo ano.———————————-
—-Ponto zero: aberta a sessão, foi lida a acta da reunião anterior, que depois de sofrer uma ligeira correcção gramatical, num período, foi aprovada pelo Conselho e, de seguida. assinada em prova de conformidade.————————————
Na ausência do presidente, assumiu a direcção da reunião o vice-presidente, que depois de saudar os presentes, declarou ser de interesse enviar a todos os elementos da direcção fotocópia da acta aprovada, explicando que seria um estímulo e um convite a estarem presentes em reuniões futuras.——————–
—–Passou a palavra ao senhor tesoureiro, senhor Marco Silva que fez alguns reparos sobre os gastos da associação e da necessidade de todas as despesas serem justificadas e apresentarem factura.—————————————————
—-Relativamente ao ponto dois da ordem de trabalhos foi apresentado e discutido o plano de actividades da Associação, tendo suscitado alguma discussão entre os presentes. No final foi aprovado por unanimidade.———————————————-
—-Nada mais havendo a tratar, pelas vinte e duas horas e quarenta cinco minutos, deram-se por findos os trabalhos da reunião, da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, será por mim, assinada e pelo vice-presidente.———–
O Secretário_______________________________
O Vice-Presidente___________________________
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